5 chýb, ktoré ovplyvňujú tvoj timemanagement

Nedodržanie priorít, neorganizovanie úloh a časté súhlasy na nevyhnutné požiadavky sú len niektoré z chýb, ktoré môžu znížiť tvoju produktivitu. V tomto blogu nájdeš konkrétne riešenia a praktické rady, ako sa s týmito výzvami vyrovnať.

Od Eisenhowerovej matice na rozdelenie úloh, cez dôležitosť zapisovania si vecí do kalendára až po efektívne stanovovanie si deadlineov podľa Parkinsonovho pravidla. Naučíš sa tiež, ako správne povedať "nie" a prečo je to pre tvoju produktivitu kľúčové. Začnime spoločne cestu k lepšej produktivite a efektívnemu manažmentu času!

1. Keď neproduktívne ráno ovplyvní celý deň

S týmto budú zápasiť najmä perfekcionisti. Máš pocit, že kvôli jednej chybe musíš zahodiť celý papier a začať od znova. Nemusí to tak byť. Využi metódu štyroch štvrtín.

Predstav si svoj pracovný deň ako koláč, ktorý rozdelíš na štvrtiny a každá reprezentuje istú časť dňa:

1 - ráno (5:00 - 9:00)

2 - dopoludnie (10:00 - 13:00)

3 - popoludnie (14:00 - 17:00)

4 - večer (17:00 - až kým nejdeš spať)

Každá štvrtina je začiatkom nového celku. Ak sa jedna nepodarí, neznamená to, že celý deň bude zlý. Medzi štvrtinami máš aj hodinu čas na reset. Či už je to v aute, na ceste do práce, obed, alebo meditácia. Ak sa ti štvrtina nepodarí, daj si čas na prípravu tej ďalšej a nezaoberaj sa predošlou.

2. Nemáš jasne definované priority

Nič nie je väčším plytvaním energie, ako práca na veciach, ktoré nie sú podstatné. Inšpiruj sa Eisenhowerovov maticou rozdovania sa. Zisti o ako dôležité úlohy ide a nastav si správne list priorít pre svoj deň, týždeň, či mesiac.

3.  Nezapisuješ si veci do diára/kalendára

Zapisovanie si vecí (ideálne rukou) zvyšuje pravdepodobnosť, že na nich nezabudneš. Šokujúce, však? Nezapisuj si len dôležité stretnutia a deadliny. Zapisuj si do kalendára aj čas strávený s rodinou, priateľmi a najmä čas pre seba. V hektických dňoch ti až poznámka v kalendári pripomenie, že by si si mal dať mentálnu pauzu a ísť sa radšej niekam prejsť, alebo vytiahnuť bicykel.

Navyše, ak majú tvoje úlohy v kalendári presne alokovaný čas na ich dokončenie, deň si lepšie rozplánuješ. Použi maticu z predošlej stránky na zoradenie priorít a teraz k ním dopíš aj čas. Prepíš si úlohy do kalendára, ktorý máš rozdelený na štvrtiny (timeblocking) a buď si lepším manažérom.

4. Hovoríš “áno” príliš často

Aby si mal/a v živote skvelé príležitosti, musíš sa naučiť povedať nie tým priemerným. Ak svoju odpoveď nastavíš na predvolenú odpoveď NIE —> si pánom svojho času. Ak svoju odpoveď nastavíš na predvolenú odpoveď ÁNO —> pánmi tvojho času sú ostatní.

Pred tým, ako sa rozhodneš čo odpovieš, si polož tieto otázky: Bol/a by som so svojou odpoveďou spokojný/á aj zajtra ráno? Ak úlohu spravím, vráti sa mi môj investovaný čas do nej niečím lepším? Ak poviem “áno” získam tým viac príležitostí v budúcnosti?

5. Nech žijú deadliny

Parkinsonovo pravidlo znie: “Množstvo práce, ktoré máme, sa prispôsobuje času, ktorý máme na jej vykonanie.”

Ak napríklad dostaneš dva týždne na dokončenie úlohy, ktorá si reálne vyžaduje len štyri hodiny, môžeš aj tak nájsť spôsob, ako ju natiahnuť na dva týždne.

Začni si dávať prínejšie deadliny, aby si neprokrastinoval/a. Motivovať ťa môže:

1. stávka s kamošom/kolegom o dokončení pred termínom
2. povedz svojmu kolegovi na čom ideš pracovať (keď si to už vyyslovil/a musíš to aj vykonať)
3. nastav si na jej plnenie časovač s pomodoro technikou
4. potrestaj sa alebo odmeň po jej dokončení
5. udeľ niekomu právomoc ťa kontrolovať a naháňať s dokončením

Ak aj ty často robíš tieto chyby skús na nich zapracovať s našim pomocníkom v podobe Polročníka, a naplánuj si život teraz a nie až na Nový Rok.